PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN MM UGM YOGYAKARTA

unmetered
unlimited

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
DI PERPUSTAKAAN MM UGM
YOGYAKARTA
 Oleh www.web.unmetered.co.id
BAB I
PENDAHULUAN
            Perkembangan teknologi informasi telah memberikan dampak yang sangat luas bagi dunia perpustakaan. Kehadiran sarana dan prasarana pengolah informasi berupa perangkat keras dan lunak menuntut perpustakaan untuk merombak sistem kerjanya baik yang sifatnya internal maupun eksternal dalam upaya memberikan layanan kepada pengguna.
            Perpustakaan sebagai pusat informasi bagi seluruh pengguna pada abad teknologi informasi ini. Perpustakaan berperan sebagai pusat ilmu pengetahuan dalam institusi baik bisnis, kerja, akademik maupun pemerintahan. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk selalu meningkatkan mutu pelayanan.
            Untuk mempermudah pelayanan informasi tidak hanya terbatas pada perpustakaan  itu sendiri, akan tetapi juga dapat di akses dari luar perpustakaan, informasi tidak hanya dikemas dalam bentuk buku tetapi juga bentuk lain yang lebih informatif. Dengan bantuan teknologi informasi pelayanan informasi perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah menuju sasaran informasi yang diperlukan. Ketersediaan informasi yang lengkap sangatlah penting di lingkungan perguruan tinggi untuk mewujudkan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
            Perkembangan teknologi informasi ditinjau dari berbagai media baik cetak ataupun elektronik berkembang pesat sehingga dapat terwujud  perpustakaan elektronik, internet dokumen elektronik dan web site. Dengan media yang seperti itu informasi dapat lebih  cepat terserap dan sampai pada pengguna di belahan dunia.
            Perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu dan dari zaman ke zaman. Media baru berupa digitalisasi sumber informasi perpustakaan adalah wujud dan upaya dalam rangka memberikan pelayanan bagi para pengguna perpustakaan untuk menyenangi dan memanfaatkan keberadaan perpustakaan sesuai dengan kondisi zaman yang berkembang pesat saat ini dalam bidang teknologi informasi.
            Koleksi perpustakaan yang sudah lama akan mudah lapuk dan rusak. Dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi maka perpustakaan berubah menjadi bentuk digital, maka akan tetap banyak orang yang tertarik dengan koleksi yang sebenarnya sudah tidak layak lagi. Tentu saja koleksi buku baru dan informasi baru yang disimpan dalam bentuk media elektronik untuk memudahkan dalam akses informasi, transfer informasi dan tukar menukar informasi dari berbagai lokasi dan waktu yang berbeda.
            Penerapan TI di perpustakaan memang selayaknya dicermati secara khusus (Hindar Purnomo: 2002). Hal ini bukan saja dikarenakan memerlukan dan yang besar, tetapi juga  menyangkut aspek SDM dan lingkungan.
            Perpustakaan MM UGM untuk lebih memaksimalkan pelayanan bagi para penggunanya telah membentuk digitalisasi perpustakaan dan memanfaatkan teknologi informasi untuk mempermudah penelusuran oleh penggunanya.
A. LATAR BELAKANG
           Dalam penyusunan laporan ini penulis mengambil tema Pemanfaatan Teknologi   Informasi di Perpustakaan  MM UGM  dengan pertimbangan bahwa:           
         1. Perpustakaan MM UGM belum memanfaatkan teknologi informasi untuk menyebarkan informasi kepada pengguna yang ingin menelusur dari tempat yang jauh
Menurut pengamatan penulis, perpustakaan  digital MM UGM mampu membangun sistem informasi jarak jauh. Hal ini didukung dengan adanya sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan biaya operasional yang memadai.
    2. Tuntutan pemakai untuk dapat menelusur  informasi yang ada di                   perpustakaan  MM UGM dari jarak yang jauh
       3.   Pada masa yang akan datang UGM akan menerapkan sistem jaringan antar perpustakaan dan UPT perpustakaan UGM sebagai pusatnya. Untuk itu, semua perpustakaan di lingkungan UGM harus menggunakan sistem informasi terhubung
4.  Perpustakaan virtual dengan koleksi elektronik yang beragam dan proses  yang cepat menuntut perpustakaan untuk  dapat mengelola dengan baik perpustakaan elektronik
B. RUMUSAN MASALAH
            Dari latar belakang yang telah penulis uraikan diatas, maka rumusan masalah  yang dapat penulis rumuskan antara lain:
1. Sejauh mana pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan  MM   UGM ?
2. Apa saja teknologi informasi yang dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM?
C. TUJUAN
      Tujuan penulis melakukan PKL di perpustakaan MM UGM adalah :
1.      Untuk membandingkan teori yang diperoleh selama kuliah dengan yang kenyataan yang ada di lapangan
2.      Untuk melihat secara langsung kegiatan yang terjadi di perpustakaan MM UGM
3.      Untuk mengetahui dunia kerja secara langsung
 Sedangkan tujuan penulis mengambil tema pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan elektronik adalah:
1.      Untuk mengetahui sejauh mana pemanfaatan teknologi informasi di   perpustakaan  MM UGM
2.      Untuk menambah wawasan serta pengetahuan penulis tentang teknologi informasi
3.      Untuk membandingkan teori teknologi informasi dengan penerapannya di perpustakaan MM UGM
D. MANFAAT
            Penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi:
1.      Diri sendiri
Menambah pengetahuan dan wawasan tentang  penerapan teknologi informasi di perpustakaan.
2.      Lembaga
Penulis berharap dapat memberikan masukan, saran maupun pendapat bagi kemajuan teknologi informasi di perpustakaan elektronik MM UGM dan pengembangan materi di program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam IAIN Sunan Kalijaga
3.      Masyarakat
Memberikan kemudahan kepada masyarakat  dalam penelusuran informasi    
di perpustakaan MM UGM
4.      Dunia Ilmu Pengetahuan
Penulis berharap ilmu perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan berkembangnya teknologi informasi yang pesat.

E. METODE PENGUMPULAN DATA

            Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan beberapa metode:
1.      Studi Literatur
Studi literatur yaitu suatu studi yang dilaksanakan untuk mempelajari dan menelaah buku-buku atau bahan bacaan yang lebih erat kaitannya dengan masalah atau ruang lingkup yang dibahas ( Arikunto,1997:33)
Penulis mengambil dari buku teks, buletin, jurnal dan karya akademik
2.      Observasi
Yaitu pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang terjadi di lingkungan (Arikunto,1993:202)
Penulis melakukan pengamatan langsung selama penulis melakukan PKL di perpustakaan MM UGM
3.      Wawancara
Wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam menanya dua orang atau lebih kemudian mendengarkan secara langsung informasi atau keterangan (Nabuka dan Ahmadi,1997:83)
Untuk mendapatkan data yang akurat, penulis melakukan wawancara kepada pustakawan yang ada di perpustakaan MM UGM
     4.    Dokumentasi
Yaitu metode pengumpulan data yang bersumber pada benda-benda seperti     buku, majalah, dokumen dan sebagainya (Arikunto, 1998: 144)                        
F. WAKTU DAN TEMPAT PKL
Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di perpustakaan program studi MM UGM mulai tanggal 16 Februari sampai dengan 16 Maret dengan jam kerja Senin-Jum’at dari pukul 07.00-16.00 WIB

G. SISTEMATIKA PENULISAN

     BAB I: PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan,       manfaat, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
    

      BAB II: GAMBARAN UMUM

          Membahas tentang sejarah, tujuan dan fungsi, gedung,struktur
   organisasi, lokasi, pelayanan, koleksi, personalia dan kegiatan

     BAB III: LANDASAN TEORI

Mengkaji tentang teknologi informasi, teknologi yang biasanya dimanfaatkan di perpustakaan dan jenis-jenis teknologi informasi
    BAB IV: PEMANFAATAN  TI  DI PERPUSTAKAAN MM UGM
Membahas mengenai  latar belakang teknologi informasi di perpustakaan MM UGM, tujuan pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan MM UGM, teknologi yang ada di perpustakaan MM UGM dan kendala yang dihadapi perpustakaan MM UGM dalam memanfaatkan teknologi informasi.

     BAB V: PENUTUP

                   Berisi kesimpulan dan saran
     DAFTAR PUSTAKA
BAB II
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN UGM

A. SEJARAH

Berdasarkan surat keputusan Dirjen Dikti tentang pembukaan program studi Magister Manajemen pasca sarjana UGM No. 565/D/Q/81, maka berdirilah program studi Magister Manajemen UGM. Pada saat itu Program Studi MM belum punya gedung sendiri, masih bergabung dengan Fakultas Ekonomi UGM. Jadi perpustakaannyapun masih menjadi satu dengan FE UGM.
Kemudian pada tahun 1991 Program Studi MM mendirikan gedung sendiri yang pada akhirnya dipakai oleh Magister Saint dan Doktor UGM. Sampai pada akhirnya tahun 1998 Program Studi MM UGM membangun gedung yang baru yang dipakai sampai sekarang yang terletak di JL. Teknika Utara No. 5 Yogyakarta.
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat akhir-akhir ini, menuntut perpustakaan untuk memberikan layanan yang terbaik bagi pengguna. Untuk itu perpustakaan Program Studi MM UGM bergabung dengan laboratorium komputer dan dikepalai oleh seorang kepala bagian teknologi informasi dan perpustakaan (Head of  Office Information Technology and Library). Bergabungnya perpustakaan dengan laboratorium komputer juga untuk mewujudkan tujuan semula didirikannya perpustakaan yaitu sebagai perpustakaan riset (Research Library).
Sesuai dengan visi program untuk menjadi program MM unggulan pada tingkat nasional maupun interrnasional, maka perpustakaan MM UGM sangat memperhatikan pemanfaatan TI untuk menunjang pendidikan bisnis yang  mereka selenggarakan. Teknologi Informasi yang ada di perpustakan MM UGM meliputi:
1. Integrasi perpustakaan melalui sistem local network
2. Konsep researh library
Konsep perpustakaan riset: perpustakaan MM UGM didesain untuk   memfasilitasi penelitian yang dilakukan dosen dan mahasiswa. Dengan konsep seperti itu, maka koleksi perpustakaan MM UGM yang paling pokok adalah jurnal  yang melaporkan hasil-hasil penelitian bisnis dan praktek manajemen bisnis serta database, yang memberikan akses kepada dosen dan mahasiswa terhadap data sekunder yang sangat mereka butuhkan dalam penelitian
       3. Perpustakaan elektronik
Perpustakaan elektronik MM UGM didesain untuk membantu dosen dan mahasiswa agar lebih mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk membantu penelitian yang mereka lakukan.  

B. KEDUDUKAN

         Perpustakaan Program Studi Magister Manajemen berada di bawah tanggung jawab Direktur Bidang Akademik yang juga membawahi bagian akademik, keuangan dan international affair (bagian pertukaran pelajar)

C. TUJUAN DAN FUNGSI

Seperti perpustakaan pada umumnya, tujuan berdirinya perpustakaan Program   Studi  MM UGM adalah untuk menunjang proses kegiatan belajar mengajar yang berlangsung di lembaga induknya. Adapun fungsi perpustakaan Program studi MM UGM adalah untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh dosen dan mahasiswa MM UGM pada khususnya dan pengguna luar pada umumnya.

D. SRUKTUR ORGANISASI

      Struktur organisasi merupakan kerangka hubungan antar satuan-satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas dan wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh. Pembuatan struktur organisasi dimaksudkan untuk pemantapan organisasi kelembagaan, kelancaran kerja, keserasian, kepastian dan kejelasan tanggung jawab serta kejelasan bidang kerja dalam jenjang jabatan dalam program MM UGM
Perpustakaan program studi MM UGM  mempunyai struktur organisasi secara makro dan mikro.
  

E. PERSONALIA

            Untuk mewujudkan organisasi  yang bermutu, maka perlu sumber daya manusia    yang berkualitas dan profesional. Meskipun perpustakaan Program Studi MM UGM tidak memiliki staf yang berpendidikan ilmu  perpustakaan, tetapi untuk meningkatkan mutu pelayanannya, pihak perpustakaan mengirimkan stafnya untuk mengikuti training bidang informasi dan perpustakaan. Namun terkadang hal ini terbentur waktu, sebab training membutuhkan waktu yang lama, sedang perpustakaan tidak bisa ditinggal begitu saja. Untuk itu harus ada yang menggantikan yaitu dengan menerima mahasiswa magang atau PKL.
   Tabel 1: Tingkat pendidikan staf perpustakan MM UGM
Nama
Pendidikan Terakhir
Jabatan
Syamsul A. Shahdan
Master
Head of Office Technology and Library
Sri Lestari
Sarjana
Supervisor
Hadi Suharso
SMA
Operator PACAP Database
Daldiri
SMA
Operator Electronic Library
Sumiyo
SMA
Operator Konvensional Library
Suprapti
SMA
Operator Konvensional Library
Jumlah
                        6 Orang
   Sumber: Dokumen perpustakaan MM UGM, 2003
F. PENGGUNA
      Pengguna perpustakaan MM UGM adalah mahasiswa, dosen dan karyawan MM UGM juga pengguna dari luar. Untuk memperjelas, dibawah ini peraturan yang berlaku bagi pengguna yang ingin memanfaatkan perpustakaan MM UGM:

 Pengunjung perpustakaan MM UGM adalah

Mahasiswa MM UGM, dengan menunjukkan kartu perpustakaan atau kartu mahasiswa yang masih berlaku
Pengunjung dari lingkungan UGM, dengan menunjukkan kartu identitas yang masih berlaku.
Pengunjung dari luar lingkungan UGM, diwajibkan membawa surat pengantar dari lembaga atau instansinya serta menunjukkan kartu identitas diri yang masih berlaku

Tata Tertib

Mengisi buku daftar pengunjung yang disediakan
Bersikap dan berpakaian sopan, khusus mahasiswa MM UGM dengan memakai dasi selama jam kerja, menjaga ketertiban, ketenangan dan keamanan.
Tidak meninggalkan barang-barang berharga di dalam tas pada tempat penitipan tas, kehilangan, kerusakan bukan tanggungjawab perpustakaan MM UGM
Hal-hal yang bersifat larangan
Ø  Membawa masuk tas atau sejenisnya ke dalam ruangan
Ø  Membawa masuk jaket ke dalam ruangan
Ø  Merokok, membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan    perpustakaan
Ø  Memakai kaos, jin, sandal selama jam kerja
Ø  Membawa atau meminjam buku atau koleksi lainnya di ruang proses
Ø  Selain mahasiswa MM UGM tidak diperkenankan membawa buku teks atau barang cetakan ke dalam ruangan perpustakaan
Ø  Mengajak teman atau saudara masuk perpustakaan selama jam kerja perpustakaan

Peminjam Buku dan Foto Kopi Koleksi

Peminjaman buku diberikan kepada
Mahasiswa MM UGM dengan lama pinjam 2 hari maksimal 2 buku dan dapat diperpanjang maksimal 2 kali
Khusus untuk mahasiswa MM UGM kelas Eksekutif lama peminjaman 1 minggu maksimal 2 buku
Dosen MM UGM lama peminjaman selama  1 minggu
Peminjaman buku harus membawa kartu perpustakaan, untuk dosen dengan menunjukkan kartu identitas, mengisi dan menandatangani formulir peminjaman koleksi
Keterlambatan pengembalian buku atau koleksi akan dikenakan denda sebesar 5000 per buku perhari
Peminjam yang menghilangkan atau merusakkan buku diharuskan mengganti dengan buku asli yang sama atau dengan mengganti uang sebesar  Rp 1000 per lembar
Khusus untuk koleksi
Ø  Buku referensi, majalah, jurnal tidak boleh dipinjam, harus dibaca di tempat atau di foto kopi melalui petugas perpustakaan
Ø  Koleksi tesis hanya boleh dibaca di tempat dan tidak boleh di foto kopi.
Fasilitas Perpustakaan Elektronik
CD-ROM
Pengambilan ImageCD-ROM harus melalui petugas perpustakaan
Image CD-ROM adalah menampilkan seluruh halaman artikel yang tersimpan dalam CD-ROM ke layar komputer
Biaya Pemakaian CD –ROM
Ø  Pemakaian CD-ROM dikenakan biaya Rp 2500 perorang per jam, dosen dan mahasiswa MM UGM tidak dikenai biaya pemakaian
Ø  Biaya mencetak abstrak, full image (full artikel) sebesar Rp 500 per lembar untuk lingkungan UGM dan Rp 2500 per lembar untuk diluar lingkungan UGM
Ø  Lama pemakaian CD –ROM pada terminal cetak maksimum 1 jam kecuali pada saat yang bersamaan tidak ada pemakai lain yang sedang menunggu
Ø  Mahasiswa kelas khusus MM UGM dapat memesan CD-ROM melalui telepon sebesar biaya cetak ditambah biaya sewa E-mail atau pengiriman lainnya
PACAP Database
PACAP Database merupakan database yang berisi mengenai harga saham yang terdapat di berbagai perusahaan yang datanya dilanggan perpustakaan MM UGM
Ø  Pengkopian database harus melalui petugas perpustakaan
Ø  Biaya pengkopian PACAP database Rp 50 per perusahan
Fasilitas lain
Ø  Kliping Elektronik: tidak boleh di kopi
Ø  SCANNING
             Scanning data, gambar harus melalui petugas
             Biaya Scanning sebesar Rp 1000 per lembar

G. GEDUNG

      Ruangan yang nyaman akan membuat kegiatan yang berlangsung di dalamnya  pun nyaman. Untuk itu ruangan perpustakaan MM UGM diatur sedemikian rupa sehingga mendukung untuk tempat bekerja dan belajar.
      Faktor fisik yang perlu diperhatikan dalam kondisi lingkungan kerja, antara lain:
     1. Penerangan
      Salah satu faktor penting dari lingkungan kerja yang dapat memberikan kepuasan dan produktivitas kepada karyawan ialah adanya penerangan yang baik. Penerangan yang cukup dalam suatu kantor akan menjadi suatu tempat kerja yang nyaman, membantu dalam melaksanakan kegiatan, serta memberi semangat kerja karyawan.
            Di perpustakaan MM UGM penerangan cukup baik. Selain ada jendela-jendela kaca yang besar yang menyebabkan sinar matahari dapat masuk ke dalam juga dilengkapi lampu-lampu.
2. Warna
               Warna mempunyai efek psikologis yang besar terutama efek emosional. Pada umumnya tiap warna mempunyai efek yang berlainan bagi tiap orang, yang kadang-kadang menimbulkan reaksi yang tidak sama terhadap pengaruh warna tertentu. Oleh karena itu, perpustakaan ini memilih warna putih untuk dindingnya.
3. Udara
                  Pengaturan udara berarti pengaturan temperatur dan kebersihan udara. Suatu ruangan akan terasa yaman apabila udara di dalam ruangan itu mengandung O2 yang cukup, tidak ada bau yang mengganggu pernafasan. Untuk itu perpustakaan MM UGM memilih AC (Air Conditioning) sebagai alat pengatur udara.

 

H. KOLEKSI

            Jenis koleksi yang ada di perpustakaan MM UGM antara lain:
a.   Koleksi cetak  : Buku teks, jurnal, tesis, abstrak disertasi, kliping, majalah,     surat kabar dan tabloid
b.   Koleksi elektronik: Jurnal dalam bentuk CD-ROM, tesis online, database,internet, dan kliping elektronik.
(Sumber: Laporan PKL Khasanati, 2003:13)
            Tabel 2  Jumlah Koleksi Perpustakaan MM UGM (1998-2004)
Thn
Buku Teks
Jurnal
Majalah
Koran
Kliping
Jumlah
1998
2.158 Judul
7 Judul
28 Judul
21 Judul
36 Judul
2.250 Judul
1999
2.301 Judul
7 Judul
28 Judul
13 Judul
36 Judul
2.375 Judul
2000
2.447 Judul
7 Judul
28 Judul
13 Judul
19 Judul
2.512 Judul
2001
2.475 Judul
7 Judul
28 Judul
11 Judul
19 Judul
2.540 Judul
2002
2.558 Judul
7 Judul
28 Judul
9 Judul
34 Judul
2.636 Judul
2003
2.265 Judul
7 Judul
28 Judul
9 Judul
34 Judul
2.707 Judul
2004
2.725  Judul
7 Judul
28 Judul
9 Judul
34 Judul
2.880 Judul

Sumber: Dokumentasi Perpustakaan MM UGM, 2004

 

I. ANGGARAN

   Anggaran untuk kegiatan operasional perpustakaan MM UGM berasal dari swadaya lembaga induk yaitu dari Program Magister Manajemen UGM sendiri. Tiap tahun anggarannya berbeda-beda tergantung kebutuhan waktu itu.

 

J. KEGIATAN

            1. Pengadaan
                         Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan MM UGM melalui pembelian, langganan dan hadiah. Namun yang pasti dalam pengadaan ini adalah pembelian. Biasanya atas usulan mahasiswa, dosen dan kepala bagian perpustakaan. Kemudian semua usulan itu diajukan ke Direktur Bidang Akademik.
                        Dalam pengadaan ini perpustakaan MM UGM mengutamakan buku-buku yang menunjang mata kuliah. Perpustakaan MM UGM juga bekerja sama dengan Bursa Efek Jakarta (BEJ). Tujuan kerjasama adalah untuk menginformasikan data tentang pasar modal (perubahan data setiap hari) di kalangan mahasiswa, namun tidak bisa untuk transaksi hanya sebatas informasi saja.
            2. Pencatatan
      Untuk pencatatan, perpustakaan MM UGM menggunakan komputer, tetapi manual tetap dipertahankan. Hal in untuk mengantisipasi apabila listrik padam atau terjadi kerusakan pada komputer.
            3. Pengolahan
                a.  Klasifikasi
Menggunakan DDC (Clasification Dewey Decimal) atau sistem pengelompokan koleksi berdasarkan subjek dan notasi angka persepuluhan
b. Menggunakan CDS/ISIS, merupakan perangkat komputer yang  dikembangkan oleh UNESCO dan kini banyak digunakan di beberapa perpustakaan            
            4. Pelabelan
Untuk pelabelan sudah menggunakan komputer dan kertas stiker. Ini  untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan.
            5. Pengerakan
         Dalam hal penempatan buku-buku di rak diurutkan sesuai nomor klasifikasi. Namun, hal ini tidak diberlakukan untuk koleksi tesis karena koleksi tesis sangat cepat bertambah dan apabila diurutkan sesuai nomor klasifikasi user banyak yang kesulitan. Akhirnya tesis diurutkan berdasarkan abjad nama pengarang.
            6. Pelayanan
Pelayanan perpustakaan MM UGM meliputi pelayanan sirkulasi dan referensi. Pelayanan sirkulasi meliputi pelayanan peminjaman dan pengembalian, pelayanan referensi meliputi pelayanan koleksi rujukan yang tidak bisa dipinjam misalnya jurnal, majalah, buku-buku referensi dan lain-lain.
J. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN MM UGM
Untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan, perpustakaan MM UGM memanfaatkan berbagai teknologi informasi antara lain:
1.  OPAC (CDS/ISIS)
CDS/ISIS (Computerized Dokumentation Service/Integrated Set of Information System) adalah suatu  program aplikasi yang dirancang secara khusus untuk menangani data berupa data teks.
Teknologi informasi ini dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM untuk keperluan pelayanan penelusuran bagi penggunanya
2.  THESIS ON LINE
Merupakan kumpulan tesis yang ada di MM UGM yang dikumpulkan dan dibuat data basenya lalu dimasukkan ke komputer. Thesis On line dimanfaatkan di Perpustakaan MM UGM untuk mempermudah penelusuran thesis yang ada di perpustakaan MM UGM
3.  KLIPING ON LINE
Kliping on line merupakan kumpulan kliping dari sumber informasi harian misalnya koran. Kliping on line dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM untuk memudahkan penelusuran bagi penggunanya. Disamping itu juga sebagai teknologi penyimpanan. 
4.  INTERNET
Internet merupakan jaringan global yang dapat memberikan berbagai  macam informasi dari seluruh dunia. Internet dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM untuk keperluan pengadaan koleksi secara on line disamping juga menyediakan fasilitas penelusuran informasi bagi para penggunanya.
5.  CD-ROM
CD-ROM merupakan cakram optik  yang berdiameter 12 dan mempunyai ketebalan 1,2 mm yang digunakan untuk menyimpan data. Pemanfaatan CD-ROM di Perpustakaan MM UGM adalah untuk keperluan penyimpanan koleksi, sehingga koleksi tidak mudah  rusak dan mudah ditelusur
6.  POJOK BEJ
Pojok BEJ merupakan mini one stop Information yang menyajikan berbagai macam informasi dan pengetahuan mengenai seluk beluk pasar modal Indonesia dan Internasional secara komprehensif dan akurat. Pojok BEJ MM UGM dimanfaatkan untuk keperluan penelusuran mengenai pasar modal.   

BAB III

LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN

         Pengertian teknologi banyak sekali dijabarkan oleh para ahli, diantaranya teknologi informasi yang dijabarkan oleh Sulistiyo-Basuki (1993:87). Beliau mengatakan teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang digunakan untuk menyimpan, mengolah, menghasilkan dan menyebarkan informasi. Pengertian ini dibatasi oleh Pandit (1994: 37). Pandit mengatakan bahwa teknologi informasi adalah teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan kerja manusia mengolah informasi.
         Terminologi teknologi informasi dapat memberikan gambaran yang sangat kompleks yang menyangkut sistem dan pengolahan informasi, sistem telekomunikasi, penyiaran, komputerisasi (Purnamo, Hindar, 2003). Denis Longlay (1989) merumuskan teknologi informasi sebagai akuisisi, pangolahan, penyimpanan dan penyebarluasan informasi dengan menggunakan perangkat elektronik berupa komputer, telekomunikasi dan video. Komputer berkamampuan untuk menyimpan dan mengolah informasi, kemudian video dapat menampilkan image  yang berkualitas tinggi. Ketiga komponen teknologi informasi ini terus saja mengalami perkembangan yang sangat pesat yang mengarah pada sistem informasi global yang disebut internet.
Dari terminologi diatas dapat disimpulkan bahwa :
1.   Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan seperti
bisnis, pendidikan, kesehatan dan lain-lain. Perpustakaan sangat membutuhkan teknologi informasi untuk  mendukung fungsi utamanya sebagai sumber dan penyalur informasi, khususnya dibidang pengetahuan.
2. Basis utama teknologi informasi adalah komputer. Kinerja layanan    perpustakaan   dipengaruhi oleh kehandalan perangkat komputer dan   kemampuan sumber daya manusia dalam mengolahnya.
3. Teknologi informasi memproduk berbagai jenis kemasan. Perpustakaan dapat menentukan pilihan yang paling tepat dengan pertimbangan kepentingan pengguna dan kemampuan dana. 
B. PEMANFATAN TI DI PERPUSTAKAAN
     Tujuan penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah untuk memungkinkan ketersediaan informasi yang lebih banyak, lebih berkualitas dan akurat, disamping mempermudah pelayanan. Semua ini dimungkinkan karena aks
es informasi tidak saja terbatas pada yang terdapat di perpustakaan tetapi juga dapat yang berada diluar perpustakaan. Informasi tidak hanya dikemas dalam bentuk buku tetapi juga dalam bentuk lain yang lebih informatif (Purnomo, Hindar, 2003: 29)
     Dengan bantuan komputer pelayanan informasi juga dapat dilakukan dengan mudah menuju sasaran informasi yang diperlukan. Ketersediaan informasi yang lengkap sangatlah penting di lingkungan perguruan tinggi untuk meningkatkan kualitas pendidikan.
Teknologi informasi yang biasanya dimanfaatkan di perpustakaan menurut Ridwan Siregar adalah:
1. Teknologi Pengadaan
     Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dari jarak yang jauh dan mencakup seluruh dunia melalui teknologi informasi yang ada pada internet. Perpustakaan dapat memesan atau mencari penerbitan untuk mendapatkan informasi sesuai kebutuhan melalui akses internet secara langsung
2. Teknologi Penyiapan Bahan Pustaka
Penyiapan bahan pustaka akan lebih lancar dan terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak khusus teknologi informasi, misalnya pemberian label dan katalogisasi.
3. Teknologi Pelayanan
Teknologi pelayanan akan mempermudah proses temu kembali informasi oleh pengguna sehingga pengguna tidak akan kesulitan untuk menemukan informasi sesuai kebutuhan mereka. Teknologi informasi yang dimanfaatkan di perpustakaan seluruhnya adalah untuk keperluan pelayanan kepada pemakai perpustakaan. Teknologi pelayanan mencakup teknologi pengadaan, teknologi peminjaman, teknologi penyiapan bahan pustaka, teknologi penyimpanan dan teknologi jaringan
4. Teknologi Peminjaman
Teknologi peminjaman dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk  memberikan layanan peminjaman kepada anggotanya, misalnya dengan pembarcodean koleksi. Pembarcodan koleksi akan mempermudah proses sirkulasi buku sehingga layanan peminjaman mudah dilakukan.
Dengan jaringan komunikasi sebuah perpustakaan dapat menjalin kerja sama dengan perpustakaan atau badan lain sehingga informasi  yang ada dalam sebuah perpustakaan dapat dipinjam oleh perpustakaan lain dan sebaliknya sehingga terjadi tukar menukar informasi (Interlibrary Loan)
5. Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk mengatasi kendala kekurangan ruangan akibat terlalu banyaknya koleksi yang disediakan. Informasi dapat disimpan dalam bentuk yang lebih simple sehingga akan mempermudah pencarian oleh pengguna. Teknologi penyimpanan ini bisa berupa CD-ROM, Kliping On Line dan Thesis On Line
6. Teknologi Jaringan
Perkembangan yang pesat dalam teknologi jaringan dan telekomunikasi selama lebih dari 30 tahun terakhir merupakan komponen dasar dalam sistem perpustakaan berbasis komputer. Koleksi data bibliografis yang terdapat dalam di berbagai sistem komputer seluruh dunia dapat diakses dengan mudah dan murah dari workstation di suatu perpustakaan atau unit informasi lain. Teknologi jaringan yang sering dimanfaatkan oleh perpustakaan adalah LAN, MAN dan WAN. LAN merupakan jaringan kerja yang dapat menghubungkan komputer satu dengan komputer lainnya sebanyak 24 komputer dalam suatu gedung sehingga informasi yang ada dalam suatu gedung dapat diakses oleh seluruh orang yang berada dalam gedung tersebut. MAN memungkinkan seseorang dapat mengakses informasi dari seluruh gedung, misalnya seorang dosen dapat menelusur OPAC dari meja mereka atau berkomunikasi dengan rekan kerja  mereka dari gedung yang berbeda. Sedangkan WAN merupakan jaringan informasi yang mencakup seluruh dunia. WAN disebut juga internet.
           Manfaat penerapan teknologi informasi di perpustakaan
1.  Mengatur informasi serta mengusahakan agar informasi dapat ditemukan
      kembali
Dengan teknologi informasi penyimpanan informasi dapat ditata sedemikian rupa sehingga proses temu kembali informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
2.   Membentuk jaringan kerja perpustakaan
     Jaringan kerja perpustakaan  yang ada dapat tersebar ke berbagai komputer, sehingga informasi yang terdapat di perpustakaan dapat ditelusur oleh karyawan, dosen atau siapapun dari luar ruangan perpustakaan 
3.   Mengatasi jaringan informasi yang sangat cepat
     Di era globalisasi ini informasi berkembang semakin cepat, sehingga apabila kita tidak kita tidak bisa mengikutinya kita akan ketinggalan. Teknologi informasi sangat membantu dalam proses pencarian informasi sesuai yang kita butuhkan.
4. Menghemat waktu dan tenaga staf sehingga dapat menekan biaya operasional
     Teknologi informasi yang digunakan dalam perpustakaan akan mempermudah dan meringankan pekerjaan, sehingga akan mempermudah dan meringankan pekerjaan. Pekerjaan yang jika dilakukan dengan sistem manual memakan waktu dan biaya yang banyak, dengan teknologi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan lebih murah. Misalnya proses pengatalogan.
5.   Mempermudah kerja sama dengan instansi atau perpustakaan lain
     Interlibrary Loan akan memberikan kesempatan kepada suatu perpustakaan untuk mengembangkan diri dengan cara menjalin kerja sama dengan  perpustakaan atau badan lain. Dengan kerjasama informasi yang ada di perpustakaan dapat bertambah tanpa menambah biaya pengadaan.
6.   Meningkatkan efisiensi dan efektifitas layanan perpustakaan
     Dengan teknologi informasi  pelayanan dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin sehingga  mempermudah pengguna dalam menemukan informasi sesuai yang mereka butuhkan.
7.   Tugas pustakawan menjadi lebih ringan
     Teknologi informasi memberikan kemudahan dalam hal apapun: pengadaan, pengolahan, peminjaman dan sebagainya, sehingga tugas pustakawan menjadi lebih ringan.
8.   Meningkatkan status perpustakaan
     Status sebuah perpustakaan akan lebih diakui oleh masyarakat apabila sebuah perpustakaan mampu menyediakan informasi sesuai permintaan pengguna. Dengan bantuan teknologi informasi hal tersebut dapat terwujud.
(Sumardiah, Tatik, 2000: 8-11) 
          Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan penerapan teknologi   informasi adalah untuk:
        1. Meringankan pekerjaan
        2. Memudahkan tugas-tugas kepustakawanan
        3. Mempercepat proses temu kembali informasi
        4. Memperlancar kerjasama informasi
        5. Meningkatkan pelayanan informasi
       
C. JENIS TEKNOLOGI INFORMASI
Menurut Sulistiyo-Basuki yang termasuk teknologi informasi adalah:
1.  Telekomunikasi
Telekomunikasi adalah sebuah jaringan tang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain dalam jarak yang jauh (Croucher, Phil, 1992). Telekomunikasi memudahkan pustakawan untuk berhubungan dengan siapapun untuk keperluan pengembangan perpustakaannya. Telekomunikasi misalnya Telepon dan internet. 
2.  Sistem pita video
Merupakan sistem penyimpanan informasi dalam sebuah pita yang dapat dimunculkan ke dalam layar. Sistem ini digunakan untuk merekam sumber informasi secara langsung, masalnya Handicam
3.   Cakram video
Cakram video adalah kepingan yang dimanfaatkan dengan sinar laser untuk menyimpan data digital seperti artikel dan naskah kuno (Watters, Carolyn, 1992:22). Cakram video sangat penting untuk membantu pelestarian bahan pustaka sehingga informasinya dapat dipertahankan. Contoh cakram video adalah CD-ROM
4.   Komputer
Menurut ejaan aslinya komputer berarti alat hitung. Kata komputer berasal dari bahasa latin “Computere” yang berarti hitungan. Komputer merupakan suatu mesin yang dapat memanipulasi data dengan sendiri dan digunakan sebagai alat bantu dalam pemrosesan data (Sudiono, Theresa,1996:13). Komputer merupakan basis utama teknologi informasi kerena sebagian besar teknologi informasi memanfaatkan komputer untuk menjalankan prosesnya. Komputer terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras meliputi: peralatan pemasukan data (Keyboard, Scanning), Peralatan pengolah kata (CPU), Peralatan penampilan keluaran data (Layar/monitor, printer), Penyimpanan data (disket, harddisk, CD). Piranti lunak meliputi: perangkat lunak pengolah angka, perangkat lunak pengolah data, perangkat lunak pengolah kata, perangkat lunak pengolah gambar dan perangkat lunak presentasi multimedia.
5.   Bentuk Mikro
Bentuk mikro merupakan fasilitas untuk menyimpan informasi dalam bentuk mikro yang berisi tulisan, gambar maupun grafis yang diatur dalam selembar film secara berbanjar horisontal/vertikal (Watters, Carolyn, 1992: 132). Mikro bentuk biasanya digunakan untuk merekam naskah-naskah kuno dan untuk membacanya dibutuhkan alat baca khusus yaitu micro reider 
6.   Komunikasi suara dengan bantuan komputer
Merupakan sebuah komunikasi dengan memanfaatkan komputer sebagai perantaranya         
7.  Jaringan kerja (Networking)
Jaringan kerja merupakan sistem yang dapat mengirim dan menerima baik data maupun pesan melalui seutas  kabel (Widodo, Dian, 1996:190). Networkmemungkinkan group komputer bisa berhubungan satu sama lain dalam satu lokasi atau seluruh dunia.
8.   Surat elektronik
Surat elektronik merupakan suatu metode untuk file transfer dan mengirim pesan antar workstation (Widodo, Dian,1996: 92).Surat elektronik memungkinkan seorang user komputer dapat saling bertukar pesan dengan user lain melalui jaringan komunikasi.
9.   Video teks dan teleteks
Video teks merupakan transmisi dari informasi yang dikodekan secara digital sebagai bagian dari sinyal TV untuk mengirimkan pesan berupa suara, gambar dan teks. Sedangkan teleteks merupakan bagian dari video teks yang hanya mengirimkan pesan dalam bentuk teks (Widodo, Dian, 1996: 122).
       
BAB IV

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN  MM UGM

A. LATAR BELAKANG TI DI PERPUSTAKAAN MM UGM
Teknologi informasi dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM dengan pertimbangan:  
1. Perkembangan pangkalan data umum dan  jenis informasi yang tersedia , misalnya:
     a. Data bibliografis yang berhubungan dengan artikel yang diterbitkan dalam jurnal. Jurnal merupakan koleksi yang paling penting di perpustakaan MM UGM kerena informasinya yang up to date
     b. Informasi buku
Perkembangan buku-buku semakin meningkat, untuk itu perpustakaan harus mampu memberikan informasi kepada dosen dan mahasiswa mengenai buku-buku baru yang mereka butuhkan.
     c. Informasi surat kabar
Surat kabar terutama yang dari luar negeri sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen MM UGM untuk meningkatkan pengetahuan mereka sebagai informasi penunjang penelitian yang mereka lakukan
     d. Informasi perusahaan
MM merupakan perguruan tinggi yang bergerak dibidang bisnis, maka informasi mengenai perusahaan-perusahaan  dalam negri maupun luar negeri sangat penting bagi mahasiswa dan dosen  MM UGM
            2. Perkembangan pemanfaatan CD-ROM
Mahasiswa dan dosen MM UGM lebih banyak yang memanfaatkan CD-ROM untuk menelusur informasi artikel.
            3. Perkembangan pemanfaatan internet
            4. Perkembangan cara penyediaan pangkalan data
                 Penyediaan pangkalan data berkembang sesuai permintaan dosen dan mahasiwa MM UGM
            5. Perkembangan CAS-IAS (Current Alertning Service-Instant Article Supply)
CAS-IAS merupakan daftar isi berbagai jurnal terbaru dan saran untuk memperoleh artikel yang diinginkan. Hal ini sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen MM UGM untuk menunjang kegiatan penelitian yang mereka lakukan.
Berkaitan dengan hal tersebut, perpustakaan  MM UGM membuat koleksi dalam bentuk elektronik.  Koleksi elektronik MM UGM dirancang dengan karakteristik sebagai berikut:
1. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, demikian banyak koleksi     perpustakaan yang dapat disimpan dan diakses secara elektronik. Pada saat ini (th. 2004) terdapat 1.747 judul jurnal di perpustakaan elektronik yang sangat menghemat ruangan.
2. Di dalam perpustakaan elektronik disediakan komputer work station, yang      dapat mengakses langsung electronic library materials, untuk memfasilitasi dosen dan mahasiswa untuk kegiatan penelitian. Pada saat ini perpustakaan elektronik MM UGM memiliki 18 work station.
3. Perpustakaan elektronik melalui local area net work dihubungkan dengan        semua komputer yang ada di laboratorium komputer. Dengan demikian semua komputer yang ada di laboratorium dapat berfungsi sebagai work station untuk kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa.
Sesuai dengan misi program untuk menjadi program unggulan pada tingkat nasional dan internasional yang mampu senantiasa memperbaharui kompetensi akademiknya melalui penelitian dan yang mengikuti serta menerapkan state of the artteknologi informasi dalam pendidikan bisnis, maka konsep yang mendasari desain perpustakaan  MM UGM:
1.      Integrasi perpustakaan dan laboratorium komputer melalui sistem local area net work  (LAN)
2.      Konsep research library
Dengan konsep research library perpustakaan elektronik didesain untuk memfasilitasi penelitian yang dilakukan dosen dan mahasiswa. Penelitian oleh dosen dan mahasiswa sangat penting karena program mempunyai misi untuk memasok wacana bisnis akademis dan praktis pada tingkat nasional dan internasional dengan artikel dan kasus bisnis bermutu, yang hanya bisa dipenuhi melalui kegiatan penelitian. Dengan konsep seperti itu, konsep perpustakaan yang paling pokok adalah, yang melaporkan hasil-hasil penelitian bisnis dan perkembangan state of the art ilmu dan praktek managemen bisnis, databaseyang memberikan akses kepada dosen  dan mahasiswa terhadap data sekunder yang sangat mereka butuhkan dalam penelitian. Koleksi buku diarahkan pada monograf yang berisi pemikiran baru tentang teori dan praktek managemen bisnis. Koleksi buku teks sangat dibatasi karena dua alasan ;
Pertama, mahasiswa diwajibkan untuk memiliki semua buku teks yang diperlukan di kelas sehingga mereka tidak mempunyai alasan untuk meminjam buku teks di perpustakaan . kedua, buku teks umurnya sangat pendek ( dua sampai tiga tahun per edisi ) dan karena dalam jangka panjang menjadi sangat mahal.
B. TUJUAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN MM UGM
      Berdasarkan wawancara penulis dengan bapak Syamsul tanggal 15 Maret 2004, tujuan penerapan teknologi informasi di perpustakaan  MM UGM adalah:
1. Meringankan pekerjaan pustakawan
2. Mempermudah tugas-tugas pustakawan di perpustakaan MM UGM
3. Mempermudah penelusuran temu kembali informasi bagi pengunjung atau user perpustakaan elektronik MM UGM
4. Meningkatkan status perpustakaan MM UGM di tingkat Regional, Nasional maupun Internasional
5. Membantu pemakai khususnya mahasiswa MM UGM dalam memperoleh informasi yang relevan dan up to date

C. TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN MM UGM

     1. OPAC (CDS/ISIS)
                        Katalog on line (OPAC) di perpustakaan MM UGM menggunakan   program CDS/ISIS (Computerized Dokumentation Service/Integrated Set of Information System) dalam kegiatan pelayanan kepada pemakainya. CDS/ISIS adalah suatu program aplikasi yang dirancang secara khusus untuk menangani data berupa teks. CDS/ISIS merupakan buatan UNESCO Division of Software Development and Aplication Office Programes and Service.
               Perpustakaan MM UGM menggunakan program CDS/ISIS versi 3.0 dalam memberikan layanan untuk melakukan penelusuran koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam penelusuran temu kembali informasi relatif mudah, tinggal mengetikkan apa yang mau dicari kemudian enter maka akan muncul keterangan tentang informasi tersebut jika ada maka akan terlihat dalam layar komputer, jika informasi yang diinginkan tidak ada, maka ada keterangan bahwa informasi tersebut tidak ada. Penelusuran dengan cara demikian disebut penelusuran bebas.
Seluruh pengunjung dapat memanfaatkan teknologi ini secara bebas. Pengunjung yang ingin mencari koleksi biasanya menggunakan CDS/ISIS karena lebih mudah dalam menelusurnya. Berdasarkan wawancara penulis dengan staf perpustakaan dapat ditarik kesimpulan bahwa pengunjung yang memanfaatkan CDS/ISIS biasanya pengunjung yang mencari referensi untuk keperluan tugas mereka. Adapun jumlah pengunjung yang memanfaatkan CDS/ISIS tidak dapat diketahui secara pasti karena tidak ada data mengenai hal tersebut, tetapi kira-kira 7-10 orang setiap hari.
          Spesifikasi untuk komputer yang digunakan untuk CDS/ISIS di perpustakaan MM UGM adalah:
Ø  Mother Board Asus
Ø  Processor 166 MHz kecepatan akses, semakin cepat nilai MHz, semakin besar pula kecepatan akses sebuah komputer)
Ø  VGA Card I MB (fasilitas untuk menampilkan gambar, semakin besar nilai Mega  Byte, semakin halus pula fasilitas penampilan gambarnya)
Ø  HD 1.2 GB (Harddisk, tempat untuk menyimpan data semakin besar nilai Giga Byte, semakin besar pula kapasitas data yang dapat disimpan)
Ø  FDD1.44 (Floppy Disk, semua komputer rata-rata ber FDDI 1.44)
Ø  Ethernet Card 32 Bit (Kartu untuk melakukan komunikasi antar komputer, semakin tinggi nilai EC, semakin cepat pula kerja dalam kerja jaringan  yang tersedia)
Ø   Modem dengan kecepatan 64 kbps (Modem merupakan sebuah piranti untuk berkomunikasi dengan jaringan lain)
     
      2. THESIS ON LINE
 Thesis on line merupakan kumpulan thesis yang ada di MM yang dikumpulkan dam dibuat databasenya lalu dimasukkan kedalam komputer. Thesis yang masuk merupakan thesis yang mendapatkan nilai A, sedangkan thesis yang nilainya dibawah A dijajarkan di rak pelayanan. Kebijaksanaan ini dilakukan agar tidak  semua thesis dimasukkan ke thesis on line dan hanya thesis yang baik saja yang layak di on linekan.
           Thesison line hanya dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen MM UGM dengan memasukkan Member Login yang mereka memiliki, sedangkan pengunjung dari luar bisa mengakses thesis on line dengan menggunakan Member Login petugas. Menurut keterangan petugas, pengunjung yang mengakses thesis on line kira-kira 80-100 orang per hari.
Spesifikasi untuk komputer yang digunakan dalam pelayanan thesis on line di perpustakaan MM UGM adalah:
q  Mother Board Asus
q  Processor 166 MHz
q  VGA Card 1MB
q  HD 1.44
q  Ethernet Card 32 Bit
3.  INTERNET
          Internet (inter area network) bermula dari ARPHANET yaitu sebuah jaringan eksperimental milik Pemerintah Amerika Serikat yang berbasis komunikasi data paket, didirikan pada tahun 1969. Pada mulanya jaringan inter koneksi ini disebut DARPHA Internet, tetapi kemudian dikenal dengan internet saja. Internet menyajikan informasi yang lengkap dari seluruh dunia.                  
Penggunaan komputer yang dihubungkan ke internet dapat saling berkomunikasi dengan menggunakan Protocol TCP IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) yang dikembangkan oleh DARPHA.
Fasilitas internet yang dimanfaatkan di Perpustakaan MM UGM antara lain:
a.  Browsing
Browsing merupakan fasilitas internet yang dapat digunakan untuk mencari secara langsung informasi melalui situs tertentu
b.  Chatting
Program ini memberikan kemudahan melakukan komunikasi dua arah secara online dengan satu orang atau lebih. Fasilitas ini dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk berhubungan dengan perpustakaan atau instansi lain untuk keperluan pekerjaan
c.  E-mail (Elektronik mail)
Salah satu fasilitas yang digunakan untuk berkirim surat secara elektronik. Dalam dunia perpustakaan digunakan sebagai media komunikasi untuk keperluan pengadaan seperti menghubungi penerbit, pengarang artikel atau sekretariat seminar
Setiap mahasiswa MM UGM akan mendapatkan fasilitas E-mail address yang dapat dipergunakan untuk korespondensi melalui internet.
                        Beberapa server yang ada seperti web server, Admin server dan Dbms server disediakan untuk melayani civitas akademika MM UGM. Dengan fasilitas ini proses administrasi akademik, umum dan keuangan dapat dilakukan melalui komputer. Mahasiswa dengan mengakses student desktop dapat mengisi KRS, melihat nilai, menyimpan data ke dalam harddisk on line, mengakses jurnal online dan lain-lain.
                        Keberadaan internet sangat membantu pelayanan informasi perpustakaan antara lain dalam melayani pemakai, teknis pengolahan, jasa referensi maupun pengadaan koleksi. Dengan internet mahasiswa dapat mengakses jurnal yang dilanggan oleh Perpustakaan MM dari EBSCO yaitu sebuah perusahaan yang menerbitkan jurnal secara on line dari berbagai macam disiplin ilmu dari seluruh dunia
              Keuntungan-keuntungan internet di perpustakaan sebagai penunjang pelayanan referensi, antara lain:
1.  Memudahkan penelusuran bagi pemakai perpustakaan MM UGM
2.  Meringankan tugas pustakawan
3.  Lebih efektif dan efisien
4.  Memudahkan pengadaan koleksi
Pengunjung dari luar MM UGM yang menelusur melalui internet dikanakan biaya Rp 2000 per jam, sedangkan pengunjung dari lingkungan MM UGM tidak dikenakan biaya. Jumlah pengunjung yang memanfaatkan internet menurut petugas setiap hari mencapai kira-kira 100-125 orang dan kebanyakan dari civitas akademika MM UGM .
Spesifikasi untuk komputer yang digunakan untuk internet di Perpustakaan MM UGM adalah:
Ø  Mother Board Asus
Ø  Processor 166 MHz
Ø  VGA Card I MB
Ø  HD 1.2 GB
Ø  FDD1.44
Ø  Ethernet Card 32 Bit
4.  CD-ROM
CD-ROM adalah cakram optik berdiameter 12 cm dan  mempunyai ketebalan 1,2 yang digunakan  untuk menyimpan data. Kapasitas penyimpanan satu lempeng CD-ROM mencapai 660 Megabyte informasi atau setara dengan 250. 000 halaman kertas berukuran A4. adapun materi yang disediakan dapat berupa periodicals, direktori, game, musik, model komunikasi data termasuk animasi, grafik, software, suara, teks, video dan lain-lain.
CD-Rom sebagai media penyimpan informasi dikenal dalam tiga bentuk, yaitu CD-ROM Database, CD-ROM Fulltextdan CD-ROM Multimedia. CD-ROM Multimedia memuat informasi tekstual lengkap dan dilengkapi dengan gambar, suara dan video. CD-ROM Fulltext memuat tulisan lengkap sebuah artikel jurnal. Sedangkan CD-ROM Database hanya memuat tentang identitas suatu artikel, buku, hasil penelitian, disertasi dan karya tulis lainnya. Identitas tersebut meliputi nama, pengarang, judul artikel atau buku, kota, dan tahun terbit, abstrak serta keterangan lainnya, sedangkan isi tulisan lengkap yang dimaksud tidak dimuat dalam CD-ROM Database.
                        CD-ROM yang digunakan di perpustakaan MM UGM adalah model ProQuest dalam bentuk Fulltext dan Database yang dilanggan (th. 1999-sekarang) oleh perpustakaan MMUGM sebagai salah satu sarana penelusuran informasi.
            ProQuest CD-ROM merupakan produk andalan dari UMI (University of Microfilm Internasional) yang merupakan salah satu tempat arsip informasi terbesar di dunia dan penyedia via microfilm, paper dan CD-ROM ke lebih dari 160 negara. Jenis yang digunakan di perpustakaan MM UGM adalah dari jenis ABI/INFORM Global and Business Periodical Research yang mencakup bidang bisnis dan manajemen dan juga informasi yang berhubungan dengan kecenderungan, strategi bisnis  dan taktik perusahaan, saingan dan informasi produk.
              Beberapa kelebihan pemanfaatan CD-ROM antara lain:
            1. Kapasitas  penyimpanan informasi yang lebih besar dari pada buku
            2. Tidak memakan banyak tempat untuk menyimpannya
            3. Data yang disimpan atau informasinya cukup mutakhir
            4. Dapat digunakan secara bersama-sama dan tidak terbatas penggunaannya
            5. Lebih awet dan tahan lama dibandingkan koleksi buku
Kelemahan CD-ROM antara lain:
a. Memerlukan biaya yang cukup tinggi untuk melanggan CD-ROM
b. Memerlukan perawatan yang khusus agar CD-ROM awet dan tahan lama
c. Membutuhkan tempat penyimpanan yang khusus agar bebas debu dan tidak  mudah rusak
     Sebenarnya CD-ROM yang berisi artikel-artikel mengenai manajemen sangat dibutuhkan oleh pengunjung mengingat informasinya yang up to date. Tetapi karena biaya cetaknya sangat mahal (Lihat sub bab PENGGUNA dalam gambaran umum). Pengunjung yang memanfaatkan CD-ROM hanya sedikit, kira-kira 15-20 tiap hari dan mayoritas berasal dari lingkungan MM UGM.
Spesifikasi untuk komputer yang digunakan sebagai layanan CD-ROM di perpustakaan MM UGM adalah:
Ø  Mother Board Asus
Ø  Processor 166 MHz
Ø  VGA Card 1 MB
Ø  HD 1.2 GB
Ø  FDD 1.44
Ø  Ethernet Card 32 Bit
Ø  Operating sistem yang digunakan Windows
Ø  Printer
     5. POJOK BEJ
               Pojok BEJ merupakan mini one stop informationyang menyajikan berbagai macam informasi dan pengetahuan mengenai seluk beluk pasar modal Indonesia dan Internasional secara komprehensif dan akurat. Pojok BEJ merupakan pemanfaatan teknologi informasi dari jenis jaringan kerja untuk keperluan pelayanan informasi.
               Pojok BEJ menyajikan pasar modal Indonesia dan beberapa negara anggota PACAP (Pasific Basin Capital Market Database) yaitu Pasar Modal Asia Pasifik antara lain Singapura, Malaysia, Thailand, Taiwan dan Hongkong yang dilanggan dari th. 1999-sekarang.
Beberapa kelebihan Pojok BEJ antara lain:
1. Memberikan informasi pasar modal yang lengkap dari Indonesia dan dari negara yang dilanggan.
            2. Mempunyai ruangan yang nyaman untuk pelayanannya
            3. Merupakan Pojok BEJ terlengkap di Indonesia
            Kekurangan Pojok BEJ
            1. Mahalnya harga melanggan dari negara-negara yang bersangkutan (PACAP)
2. Membutuhkan peralatan khusus untuk membacanya, misalnya komputer dan softwarependukungnya.
4.      Membutuhkan tempat khusus yang bebas dari debu dan membutuhkan perawatan khusus
Pojok BEJ MM UGM merupakan Pojok BEJ terlengkap di Indonesia. Oleh karena itu banyak sekali pengunjung yang menelusur fasilitas ini. Menurut petugas Pojok BEJ kira-kira  pengunjung yang memanfaatkan fasilitas ini mencapai 10-12 pengguna per hari.
Spesifikasi untuk komputer yang digunakan untuk Pojok BEJ perpustakaan MM UGM adalah:
Ø  Mother Board Asus
Ø  Processor 166 MHz
Ø  VGA Card 1 MB
Ø  HD 1.2 GB
Ø  FDD 1.44
Ø  Ethernet Card 32 Bit
Ø  Printer
6. KLIPPING ON-LINE
               Kliping elektronik merupakan kumpulan kliping dari sumber informasi harian seperti Kompas, Bisnis Indonesia, Republika, Suara Merdeka, Suara Pembaharuan dan lainnya. Informasi dalam kliping elektronik biasanya memuat artikel dan sumber berita yang dimuat oleh surat kabar tersebut tanpa memberikan tambahan pada informasi tersebut, dengan kata lain informasinya sama seperti yang terdapat di surat kabar tersebut.
               Perpustakaan MM UGM memperoleh program ini pertama kali oleh Canoo Reka Media, Jakarta dari tahun 1990-1996. Dan mulai bulan Februari 1999 pindah ke Yogya Clip Media yang beralamat di JL Gejayan No. 35B Yogyakarta 55281. Subyek yang dilanggan sebanyak 36 subyek dari bidang ekonomi, bisnis, teknologi, dan wirausaha.
               Selain memiliki kliping elektronik, perpustakaan MM UGM juga memiliki kliping dalam bentuk jilidan. Kliping jilidan diadakan untuk mengatasi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya listrik padam atau ada informasi yang tidak dimuat dalam kliping elektronik. Masih menurut petugas pengunjung yang menelusur kliping on line kira-kira tiap hari hanya sekitar 5-7 orang.
Spesifikasi untuk komputer yang digunakan dalam pelayanan kliping on line di perpustakaan MM UGM adalah:
¨     Mother Board Asus
¨     Processor 166 MHz
¨     VGA Card 1 MB
¨     HD 1.2 GB
¨     FDD 1.44
¨     Ethernet Card 32 Bit
¨     Printer
Dari keterangan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa teknologi informasi yang paling diminati oleh pengguna perpustakaan MM UGM adalah teknologi informasi Internet. Hal ini dikarenakan Internet menyajikan informasi yang up to date dan akurat dari seluruh dunia, sehingga pengunjung akan menemukan informasi sesuai kebutuhan mereka yang dapat mereka gunakan untuk keperluan tugas atau penelitian yang mereka lakukan. Menurut petugas pengguna yang memanfaatkan teknologi ini kebanyakan berasal dari civitas akademika MM UGM sendiri
 
Setelah penulis membandingkan antara  teknologi informasi yang dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM dengan teori yang telah penulis uraikan dalam Bab III, maka penulis dapat mengetahui teknologi informasi apa saja yang tidak dimanfaatkan di perpustakaan MM UGM  yaitu:
1. Teknologi Pelayanan Peminjaman
Dalam memberikan layanan peminjaman kepada anggotanya, perpustakaan MM UGM masih bersifat manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses peminjaman ataupun pengembalian. Seharusnya untuk mempermudah proses peminjaman dan pengembalian koleksi, perpustakaan MM UGM memanfaatkan teknologi pelayanan peminjaman, seperti pembarcodan koleksi. Dengan teknologi peminjaman proses peminjaman dan pengembalian buku akan lebih cepat dan lebih mudah.
2. Teknologi Jaringan
Perpustakaan MM UGM hanya membangun jaringan informasi sebatas dalam gedung MM UGM saja.
Perpustakaan MM UGM belum memanfaatkan teknologi Jaringan untuk menjalin kerjasama dengan perpustakaan atau badan lain untuk keperluan peminjaman antar perpustakaan. Seharusnya untuk mengembangkan informasinya, perpustakaan MM UGM menjalin kerja sama dengan perpustakaan atau badan lainnya, sehingga informasi yang dimiliki dapat saling ditukarkan dan terjadi komunikasi aktif dengan badan yang diajak kerja sama.
Perpustakaan MM UGM juga belum memanfaatkan fasilitas internet untuk membuka web site yang berisi seluruh koleksi on line perpustakaan MM UGM sehingga pengguna tidak harus datang ke lokasi perpustakaan secara langsung Seharusnya untuk mempermudah penelusuran oleh penggunanya perpustakaan MM UGM melayankan koleksinya di internet.
E. KENDALA
Kendala yang dihadapi perpustakaan dalam memanfaatkan teknologi informasi:
1.  Kurangnya sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi
2.  Kurangnya fasilitas komputer untuk menelusur informasi di ruangan perpustakaan     
3. Sebagian pengguna masih belum bisa memanfaatkan teknologi informasi, seperti  OPAC misalnya. Sewaktu penulis melakukan PKL di perpustakaan MM UGM banyak sekali pengunjung yang tidak jadi  menelusur melalui OPAC karena mereka tidak tahu cara penelusurannya.

Lampiran 3

 

CATATAN KEGIATAN PKL PRODI D3 IPII

Nama instansi/lembaga/perpustakaan : Perpustakaan MM UGM
                                                              Yogyakarta
Alamat                                                : Jl. Teknika Utara          Yogyakarta
Nama Mahasiswa                                : Arukni Widati
NIM                                                    : 01130786
Program Studi                                     : D3 IPII
Lama PKL                                          : 16 Februari – 16 Maret 2004
Unit/Bagian/Divisi                              : R Sirkulasi, Referensi, dan Pengolahan
No.
Tanggal
Jenis Kegiatan
Hasil Kegiatan
Paraf Pembimbing
1.
16 Feb 2004
Observasi awal di ruang sirkulasi
Mengetahui proses sirkulasi
2.
17 Feb 2004
Observasi awal di ruang referensi
Mengetahui aktivitas/kegiatan di ruang referensi
3.
18 Feb 2004
Observasi awal di ruang penelusuran
Mengetahui bagaimana proses penelusuran
4.
19 Feb 2004
Observasi awal di ruang pengolahan
Mengetahui alur kerja dan proses pengolahan
5.
20 Feb 2004
Layanan sirkulasi
– Melayani peminjaman dan  pengembalian
– Shelfing
– Membantu user mencari koleksi melalui OPAC
6.
24 Feb 2004
Sda
Sda
7.
25 Feb 2004
Sda
– Sda
– Melakukan pengecekan buku
– Melakukan edit data buku
8.
26 Feb 2004
Layanan referensi
– Shelfing
9.
27 Feb 2004
Sda
Sda
10.
1 Maret 2004
Sda
Sda
11.
2 Maret 2004
Sda
– Sda
– Melayani pengembalian buku cadangan
12.
3 Maret 2004
Pengolahan
– Pengecapan buku
– Pelabelan buku
– Inventaris buku baru
13.
4 Maret 2004
Pengolahan
– Pengecapan buku
– Pelabelan buku
– Inventaris buku baru
14.
5 Maret 2004
Sda
Sda
15.
6 Maret 2004
Sda
Sda
16.
8 Maret 2004
Sda
Sda
17.
9 Maret 2004
Sda
– Sda
– Input data
18.
10 Maret 2004
Sda
Sda
19.
11 Maret 2004
Sda
Sda
20.
12 Maret 2004
Penelusuran
– Melayani penelusuran OPAC
– Layanan administrasi
 21.
15 Maret 2004
Sda
– Input data
21.
16 Maret 2004
Sda
Sda

Sumber : www.web.unmetered.co.id
 Tag: PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI  DI PERPUSTAKAAN MM UGM YOGYAKARTA

unlimited
author
Tidak ada Respon

Tinggalkan pesan "PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN MM UGM YOGYAKARTA"